La location d’une machine à affranchir

Si l’on vous dit que vous pouvez gagner en efficacité tout en économisant de l’argent ? Ça vous tente ? Bien évidemment ! La machine à affranchir, en plus de vous éviter les allers-retours au bureau de poste, vous permet de profiter de tarifs postaux préférentiels.

C’est donc une bonne manière d’optimiser au maximum vos dépenses et votre temps de travail. Fini les heures à mettre sous pli des dizaines de plis !

Mais encore faut-il bien choisir sa machine à timbrer. Choisir la mauvaise machine à affranchir pour son entreprise peut rapidement s’avérer cher et contre-productif. Pourquoi ? Car l’affranchisseuse n’est disponible qu’en location : vous êtes donc lié(e) pour une certaine période.

Alors pour prendre la bonne décision, suivez notre guide ! Nous vous expliquons tout ce qu’il faut savoir sur la location de machine à affranchir pour que vous puissiez faire le bon choix pour votre entreprise.

Les différents types de machines à affranchir

Sachez que les entreprises envoyant moins de 15 plis par jour n’ont pas besoin de louer la même machine à timbrer que les entreprises envoyant 150 colis journaliers. C’est pourquoi il vous faut être attentif au type de machines à timbrer qui conviendra le mieux à vos besoins.

Il existe trois types de machines à affranchir différentes :

• Les très petites machines à affranchir connectées (tpMAc)
• Les petites machines à affranchir connectée (pMAc)
• Les machines à affranchir intelligentes (MAi).

Les très petites machines à affranchir connectées (TpMAc)

Conçues pour les entreprises aux petits besoins, les très petites machines à affranchir connectées permettent aux petites structures de profiter des services des grandes !

Louer une machine TpMAc est idéal pour les établissements n’envoyant qu’une trentaine de plis quotidiens. Ces machines compactes et faciles à utiliser sont dotées d’un plateau de pesée qui permet d’affranchir les plis au juste prix. Le moins ? Elles ne sont pas recommandées pour l’envoi de colis.

Les petites machines à affranchir connectées (pMAc)

Généralement destinées aux sociétés qui dépensent entre 1000 et 1 500 euros par mois en frais postaux, ces affranchisseuses sont dotées d’accessoires pratiques pour gagner encore plus de temps.

Les petites machines à affranchir connectées sont idéales pour les petites et moyennes entreprises qui envoient entre 30 et 200 plis par jour. Elles sont équipées de pèse-lettres qui, en général, peuvent aussi être utilisés pour peser des petits colis.

Les machines à affranchir intelligentes

Qui dit grands besoins dit grands moyens ! C’est pour cela que nous recommandons les machines à affranchir intelligentes à partir de 200 plis envoyés par jour. Véritable concentré d’efficacité, ces machines peuvent mettre sous pli, trier et affranchir courriers et colis en quelques instants.

Malgré un prix à la location plus élevé, ces machines à timbrer sont parfaitement adaptées aux entreprises traitant un haut volume de courrier. Connectées au réseau internet, elles se mettent à jour régulièrement pour que vous puissiez toujours profiter des tarifs d’affranchissement les plus récents.

La location d’une machine à affranchir : Les fournisseurs agréés par la Poste

Seuls quatre fournisseurs sont autorisés par La Poste à louer des machines à affranchir aux professionnels. Il s’agit de :

• Quadient
• Francotyp Postalia
• Doc’Up
• Pitney Bowes.

Quadient

Plus connu sous le nom de Neopost, cette entreprise française est l’un des leaders mondiaux du secteur.

Son modèle le plus connu ? L’IS-280, une très petite machine à timbrer extrêmement populaire auprès des petites entreprises.

Pourquoi choisir Quadient-Neopost ? L’entreprise affiche un score Trustpilot irréprochable car la satisfaction client est sa priorité. C’est aussi une entreprise tournée vers le futur qui associe aujourd’hui ses machines à affranchir à un service digital appelé Neopass.

Francotyp-Postalia

Les affranchisseuses Francotyp-Postalia ont toujours été populaires pour leur robustesse et leurs nombreux accessoires intégrés.

Son modèle le plus connu ? La Postbase Mini est de loin la machine à affranchir la plus populaire des machines proposées par Francotyp Postalia ! Cette très petite machine à timbrer offre le même service que les grandes (personnalisation du courrier et raccourcis pour gagner du temps) à petit prix.

Pourquoi choisir Francotyp Postalia ? Le point fort des affranchisseuses Francotyp Postalia est que ce sont des solutions complètes. Elles ont toujours un détail qui fait la différence et que les autres machines à timbrer de la concurrence n’ont pas.

Doc’Up

Faire confiance à Doc’Up (anciennement appelée Frama), c’est être sûr d’avoir un partenaire expérimenté qui est à la fois moderne et ambitieux.

Son modèle le plus connu ? Le modèle le plus connu de Doc’Up est sans aucun doute la machine à affranchir PowerMail. Cette affranchisseuse pMAc à écran tactile s’est toujours démarquée grâce à sa simplicité d’utilisation.

Pourquoi choisir Doc’Up ? Doc’Up, ce n’est pas que des machines à timbrer . Ce fournisseur agréé par La Poste propose aussi des machines de mises sous pli, de la dématérialisation de courrier et de la destruction de document. De quoi convaincre les entreprises à la recherche d’un même partenaire pour plusieurs services.

Pitney Bowes

Inventeur de la machine à affranchir, Pitney Bowes bénéficie d’une expérience et d’une expertise inégalées. L’entreprise propose aujourd’hui des solutions mêlant les machines à affranchir à des ressources digitales pour plus de modernité et d’efficacité.

Son modèle le plus connu ? La machine à affranchir DM50 aujourd’hui remplacée par sa grande sœur la DM55. Son télé-relevé mensuel permettant de contrôler ses dépenses en fait une machine ultra-populaire.

Pourquoi choisir Pitney Bowes ? Entre autres, pour son expérience bien évidemment ! Mais aussi pour sa solution Inview, un outil en ligne qui vous permet d’en faire toujours plus avec votre machine à affranchir.

Vous en savez maintenant plus sur les fournisseurs de machines à affranchir agréés par La Poste. Ces sociétés proposent du matériel homologué par La Poste et vous font bénéficier de tarifs préférentiels.

Le choix de la machine à timbrer se fait en fonction du nombre de courriers envoyés quotidiennement.

Quelles sont les prochaines étapes pour en louer une ? Suivez notre prochain chapitre qui vous expliquera tout !

Contacter un fournisseur

L’un des fournisseurs ci-dessus vous semble être le bon pour votre entreprise ?

Alors deux options s’offrent à vous :

• Vous pouvez vous rendre sur son site internet pour prendre contact.
• Vous pouvez demander des devis de plusieurs fournisseurs pour être bien certain(e) de faire le bon choix.

Sachant qu’un contrat de location vous engage sur le long terme, il est toujours préférable de vérifier à deux fois d’avoir fait le bon choix.

Vous ne savez toujours pas quel fournisseur conviendrait le mieux à votre entreprise ?

Alors notre service de demande de devis tombe à point nommé !

Il vous permettra de comparer rapidement les fournisseurs et les prix et cela, gratuitement. Envie de l’essayer ? Alors répondez à la question ci-dessous :

Les contrats pour louer une machine à affranchir

Pour la location d’une machine à affranchir, il vous faut établir deux types de contrat : l’un avec le fournisseur, l’autre avec La Poste. Sachez que certains fournisseurs se chargent de prendre contact avec La Poste pour leurs clients.

Le contrat de location avec un fournisseur agréé par La Poste

La durée : il n’est pas rare que la durée du contrat soit longue, 5 ans en général, d’où l’importance de bien choisir son fournisseur et sa machine à timbrer !

Ce qui est inclus : 

• L’installation si besoin.
• La maintenance.
• La formation est incluse pour les Mai (les TpMAc sont en général facile à installer et à utiliser et ne requiert pas de formation particulière).
• Le support technique. Il vous faut bien vous renseigner sur ce point-là qui peut changer du tout au tout en fonction du fournisseur et même du type de machine à timbrer.

Le contrat avec La Poste

Le contrat que vous devez passer avec La Poste pour vous permettre d’utiliser votre affranchisseuse inclus :

• Les frais de gestion pour les tpMAc seulement, de 3 € par mois en 2020.
• La redevance pour empreinte publicitaire. Pour personnaliser vos plis, vous devrez vous acquitter de cette redevance coûtant entre 43 et 131 € par an.

Sachez que La Poste peut vous demander une garantie équivalente à deux mois de consommations (prévision de vos frais d’affranchissement, soit le prix des timbres). S’y ajoutent vos consommations mensuelles en affranchissement et les options payantes que vous aurez choisies.

La résiliation

Comme le contrat engage trois parties, soit vous, le concessionnaire de machines à timbrer et La Poste, il vous faudra avertir ces derniers si vous voulez résilier.

En général, la résiliation peut se faire à tout moment mais un préavis et des frais peuvent être applicables. Veuillez vérifier votre contrat qui doit contenir toutes ces informations.

Pour résilier votre contrat de machines à timbrer, il vous faudra envoyer une lettre avec accusé de réception à votre fournisseur lui notifiant votre volonté de mettre fin au contrat.

Il vous faudra ensuite communiquer à La Poste, toujours par lettre avec accusé de réception, la date de rupture de contrat et le nom du contrat.

Enfin, vous serez dans l’obligation de restituer la machine à affranchir à votre fournisseur dans les délais imposés.

En savoir plus sur la location d’une machine à affranchir

Vous connaissez maintenant toutes les étapes à suivre pour louer votre machine à timbrer. Récapitulons tout ce qu’il vous faut prendre en compte lors de la location d’une machine à affranchir :

• Le type de machine : tpMAc, pMAc ou encore MAi : il existe un type de machines à affranchir agréées par La Poste pour chaque entreprise et chaque budget !
• Le fournisseur : Disponibilité du service client, satisfaction client, expertise, options en tous genres : il vous faut être sûr(e) que votre partenaire soit sur la même longueur d’onde.
• Les contrats : La location d’une machine à affranchir vous oblige à signer deux contrats : l’un avec votre fournisseur, l’autre avec La Poste.
• La résiliation : Il est toujours bon de connaître ses droits en tant que consommateur : Informez-vous avant même la signature du contrat des conditions de résiliation.

Et n’oubliez pas : une personne avertie en vaut deux, alors n’hésitez pas à demander des devis gratuitement pour avoir toutes les cartes en main et choisir la bonne machine à timbrer !